Minnesanteckningar från OSSE nätverkets administrationsgrupps möte den 6 september 2004

Närvarande:
Stefan Gaspar
Anastasia Lundqvist
Lars-Gunnar Ekegärd
Urban Gibson (avviker vid p. 4)
Joakim Wohlfeil
Mattias Alisch
Birgitta Lorentzi
Kirsti Kolthoff (ordf)
Gustaf Lind (sekr)



1.     Mötets öppnande
Mötet öppnas av ordförande.
Administrationsgruppen beslutar att godkänna dagordningen och att välja Mattias till justerare.
Administrationsgruppen tackar Urban för utomordentligt arbete.

2.     Presentationer
Deltagarna presenterar sig.

3.     Föregående mötes protokoll.
Administrationsgruppen beslutar:
att godkänna protokollet (11 juni, 2004) och lägga det till handlingarna med kommentaren att framtida arbetsplaner skall ingå i protokollet.

4.     Verksamhetsplan
a. Möte med OSSE-parlamentariker genomfördes i juni.

b. Möte med UD:s OSSE-grupp
UD har också meddelat att det är möjligt med ett mindre möte med ett fåtal från administrationsgruppen i oktober innan det stora seminariet.

Administrationsgruppen uppdrar till Kirsti att boka en lokal. Gärna på UD men andra alternativ inkluderar domkyrkoförsamlingens och Peacequests lokaler.

c. Seminarium
UD har meddelat att de gärna medverkar i ett seminarium i november under förutsättningen att det sker på en fredag och inte på en lördag.

Administrationsgruppen beslutar lägga seminariet på eftermiddagen fredagen den 26 november. Eventuellt efter lunch. Anastacia får i uppdrag att boka Peacequests lokaler för seminariet.

Helsingforskommittén kan hjälpa till med utskicket. Lars Gunnar får i uppdrag att ge adresser till Gustaf.

Kirsti skall ta kontakt med Marianne Markusdotter, s-kvinnor, om det OSSE-seminarium som de fått pengar från UD för att arrangera.

Nätverkets medlemsorganisationer skall engageras att ta upp olika relevanta ämnen från respektive organisations verksamhetsområde på seminariet.

Administrationsgruppen utser Anastacia, Gustaf och Mattias till arbetsgrupp.

d. Model OSCE
Lars Gunnar presenterar en pm om Model OSCE. Han poängterar att det är ett sätt för OSSE rörelsen att förbättra sin kontakt med ungdomar.
Administrationsgruppen utser Lars-Gunnar och Anastacia till arbetsgrupp som skall förbereda ett förslag. Detta förslag skall tas upp på ett av nätverkets seminarier och sedan presenteras på nästa årsmöte.

e. Arbetsformer mellan administrationsgruppens möten
Administrationsgruppen diskuterar hur den löpande kontakten mellan mötena skall förbättras. Medlemmarna uppmanas ha mer aktiv mejlkontakt.

f. Administrationsgruppens nästa möte.
Administrationsgruppen uppdrar till Kirsti att lägga mötet i anslutning till det planerade mötet med UD:s OSSE-grupp.

5.     Informationsfrågor
a. E-post information till medlemmar
OSSE:s utskick med pressinformation till våra medlemmar fungerar inte tillfredställande. Urban och Mattias skall försöka lösa problemet.
Administrationsgruppen uppdrar till Kirsti att skriva brev till medlemmarna som upplyser dem att de måste själva reagera om de faller ur listan. Medlemmarna bör få information om hur de själva prenumererar på OSSE:s information.

b. Hemsidan
De närvarande uppmanas att leverera intressant information till hemsidan. Skicka information till Birgitta. Kirsti skriver nyhetsbrev till hemsidan. Protokoll kommer också publiceras på hemsidan.

6.     Adressregister
Gustaf informerar att Helsingforskommittén gärna tar emot adressregister i Excel-format och att de kan sköta utskick mot ersättning.

7.     Rapporter
Inga rapporter.

8. Ekonomi
a. Administrationsgruppen beslutar att nätverket betalar 130 kr per person för lunch men att Urban bjuds. Nätverket står också för kostnad för blominköp.

b. Administrationsgruppen uppdrar till Lars-Gunnar att betala en kopieringsräkning om 4185 kr.

c. Inkassering av medlemsavgifter. 
Vissa medlemsorganisationer har ännu inte betalat sina medlemsavgifter om 500 kronor. Påminnelse sker enligt denna arbetsfördelning:
Amnesty, Svenska Helsingforskommittén: Gustaf
IKFF, MR-fonden: Birgitta
Rädda barnen:
Sveriges fredsråd: Kirsti
Svenska kyrkans kyrkokansli: Stefan

Administrationsgruppen uppdrar åt Birgitta för att höra om FN-förbundet vill bli medlemmar.

10.     Mötet avslutande
Ordförande förklarar mötet för avslutat.


Gustaf Lind            Mattias Alisch
Sekreterare            Justerare